Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ luôn là yếu tố quyết định trực tiếp đến thành công của sự kiệnCó thể nói sự thất bại hay thành công của một sự kiện luôn bị ảnh hưởng lớn từ bản kế hoạch



70% của sự thành công của sự kiện đến từ bản kế hoạchCùng với kinh nghiệm 10 năm hoạt động, Đại Lâm xin chia sẻ kinh nghiệm thành lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho bạn trong bài viết này


1.     Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện


Bước đầu tiên bạn phải xác định loại hình sự kiện bạn sẽ tổ chức: Lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân, hội nghị-hội thảo,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.


Việc rất quan trọng kế tiếp là xác định mục đích cùng với mục tiêu của sự kiện. Mục tiêu: Thu hút 100 người tham gia sự kiện; 50 người dùng thử sản phẩm.


2. Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?


Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Như lời dẫn của mc, các tiết mục văn nghệ cũng cần được chạy trước chương trình.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Thông điệp sự kiện không chỉ là ý nghĩa cốt lõi của sự kiện bạn tổ chức mà còn mang ý nghĩa truyền thông vô cùng quan trọng, nó sẽ theo suốt sản phẩm/công ty/dịch vụ đến tận chặng đường cuối cùng của nó.


4.       Lên lịch cho thời gian và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện


Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnMọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?


Muốn có một chương trình hoàn hảo, bao giờ bạn cũng cần phải xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện, càng tỉ mỉ, chi tiết càng tốt. Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào những vấn đề chính của sự kiện như các phần bên trên đã đề ra.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Do đó cần có kế hoạch truyền thông cụ thể để tận dụng tối đa lợi ích mà truyền thông mang lại .



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Lập ngân sách cho sự kiện.


Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

Related Posts

About The Author

Loading Facebook Comments ...