Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Bản kế hoạch chi tiết và cụ thể chính là yếu tố không thể thiếu trong sự thành công của sự kiệnĐiều quan trọng quyết định sự thành bại của sự kiện chính là bản kế hoạch



70% sự thành công của sự kiện luôn được quyết định từ bản kế hoạch mà bạn lập raNhờ hơn 10 năm hoạt động, bằng một vốn kinh nghiệm hôm nay Đại Lâm xin chia sẻ cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất


1.     Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện


Bước đầu tiên bạn phải xác định loại hình sự kiện bạn sẽ tổ chức: Lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân, hội nghị-hội thảo,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích


Công việc quan trọng tiếp theo quyết định độ chính xác của bản mẫu kế hoạch bạn sắp xây dựng chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiệnMục đích đưa ra là giúp sản phẩm được quảng bá rộng rãi đến người tiêu dùng miền bắc.


2. Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?


Đây là bước rất quan trọng, là cơ sở để xây dựng kế hoạch cho sự kiện.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Đó có thể là thông điệp nhân văn, bảo vệ môi trường hay thậm chí là về quyền con người


4.       Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Mọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện


Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào các vấn đề chính của sự kiện được đề cập ở những phần trên.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…


6.     Vấn đề truyền thông cho sự kiện


Do đó cần có kế hoạch truyền thông cụ thể để tận dụng tối đa lợi ích mà truyền thông mang lại .



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Ngân sách cho sự kiện


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Trong trường hợp xét thấy kinh tế hạn hẹp thì bạn nên rà soát, thay đổi hạng mục sao cho phù hợp.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

Related Posts

About The Author

Loading Facebook Comments ...