Có rất nhiều yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện, tuy nhiên có sự ảnh hưởng quan trọng nhất phải kể đến một bản kế hoạch vô cùng tỉ mỉ, chi tiết và cụ thểYếu tố quan trọng ảnh hưởng  thành công hay thất bại của sự kiện có thể nói đó chính là bản kế hoạch



Nếu kế hoạch của bạn được xây dựng tốt thì khả năng thành công của sự kiện đã là 70%Nhờ hơn 10 năm hoạt động, bằng một vốn kinh nghiệm hôm nay Đại Lâm xin chia sẻ cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất


1.     Tìm hiểu về loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Khi bạn đã định hình được loại sự kiện mà bạn muốn làm, bạn sẽ biết những hạng mục mà bạn cần thực hiện


Việc rất quan trọng kế tiếp là xác định mục đích cùng với mục tiêu của sự kiện.Bạn muốn tổ chức hội nghị tri ân khách hàng.


2. Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?


Xác định đối tượng của sự kiện rất quan trọng vì nó sẽ là cơ sở giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện.Như lời dẫn của mc, các tiết mục văn nghệ cũng cần được chạy trước chương trình.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Hơn nữa thông điệp truyền thông sẽ là thứ theo sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến suốt vòng đời cuối cùng của nó


4.       Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnMọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện


Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào các vấn đề chính của sự kiện được đề cập ở những phần trên.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông đóng vai trò thu hút người tham dự và giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Lập ngân sách cho sự kiện.


Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.