Tiết lộ kinh nghiệm trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Quyết định trực tiếp đến sự thành công của một sự kiện bao giờ cũng là một kế hoạch được xây dựng chi tiết, tỉ mỉ và cụ thể nhấtThành công hay thất bại của sự kiện đều được quyết định bởi bản kế hoạch



70% sự thành công của sự kiện luôn được quyết định từ bản kế hoạch mà bạn lập ra10 năm qua là quá trình hoạt động không ngừng nghỉ và tích lũy kinh nghiệm của Đại Lâm, hôm nay mình xin chia sẻ cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất thông qua bài viết này


1.     Tìm hiểu về loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Bước đầu tiên bạn phải xác định loại hình sự kiện bạn sẽ tổ chức: Lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân, hội nghị-hội thảo,..Khi bạn đã định hình được loại sự kiện mà bạn muốn làm, bạn sẽ biết những hạng mục mà bạn cần thực hiện


Công việc tiếp theo có yếu tố rất quan trọng tiếp theo giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện mà bạn muốn thực hiện.Thí dụ: Bạn tổ chức một sự kiện quảng bá sản phẩm cho công ty.


2. Những ai là đối tượng của sự kiện?


Để có cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, ta cần xác định đúng đối tượng của sự kiện.Như lời dẫn của mc, các tiết mục văn nghệ cũng cần được chạy trước chương trình.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?


Thông thường một chương trình luôn mang Doanh nghiệp luôn phải xây dựng một thông điệp rõ ràng  không chỉ vì “Thông điệp sự kiện” là thông điệp của sự kiện mà còn mang bản sắc, ý nghĩa riêng của nó.


4.       Lên lịch cho thời gian và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện


Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnViệc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.


5.    Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?


Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông  thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của thương hiệu, công ty.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Lập ngân sách cho sự kiện.


Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Trong trường hợp xét thấy kinh tế hạn hẹp thì bạn nên rà soát, thay đổi hạng mục sao cho phù hợp.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

Related Posts

About The Author

Loading Facebook Comments ...